Datenschutzerklärung für Beschäftigte

Übergeordnete Datenschutzerklärung

Informationen zur Datenverarbeitung

Vor Eintritt in unser Unternehmen verarbeiten wir ihre personenbezogen Daten ausschließlich zum Zweck der Begründung eines Vertragsverhältnisses in gebotenem Umfang.

Während der Zeit Ihrer Beschäftigung bzw. nachlaufend werden ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung und/oder zur Beendigung des Vertragsverhältnisses verarbeitet.

Nach der Erreichung des jeweiligen Zweckes werden ihre Daten unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, das sind i.d.R. 6 oder 10 Jahre, bei verschiedenen Datenkategorien wie beruflicher Altersvorsorge 30 Jahren und länger, gelöscht.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogene Daten sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a) auf Basis einer Einwilligung von Ihnen, wobei für einen Vertragsabschluss oder die Fortführung eines bestehenden Vertrages grundsätzlich keine erforderlich ist,
• Art. 6 Abs. 1 lit. b) zur Begründung, der Durchführung und der Beendigung eines Vertragsverhältnisses,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f) zur Wahrung eines berechtigten Interesses

Unsere berechtigten Interessen liegen dabei z.B. in

• der Durchführung elektronischer Zugangskontrollen;
• der Optimierung der Personalplanung bzw. Einsatzplanung;
• der Sicherstellung der Compliance mit Sicherheitsvorschriften, Auflagen, Industrie-Standards sowie vertraglicher Verpflichtungen;
• der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche, inkl. Dokumentationszwecke wie z.B. Anwesenheiten beim Kunden;
• der Vermeidung unnötiger Ausgaben sowie der Effizienz- und Effektivitätssteigerung;
• der Vermeidung behördlicher Auflagen wie z.B. eine Fahrtenbuchauflage;
• der Vermeidung einer Schädigung und/oder Haftung des Unternehmens durch entsprechende Maßnahmen sowie deren Aufklärung, wie z.B. Diebstahlvermeidung und -aufklärung bei Firmenfahrzeugen;

Daten, die von Dritten erhoben werden

Über das ELSTAM-Verfahren erheben wir Daten zur Lohnabrechnung, die die Finanzverwaltung uns zur korrekten Abrechnung zur Verfügung stellt. Dies betrifft insbesondere die unten genannten Daten zur Lohnabrechnung. Über Dritte Stellen werden wir ggf. auf Fehlverhalten hinsichtlich des Umgangs mit Dienstfahrzeugen hingewiesen und erhalten in diesem Zusammenhang

Datenarten, die von uns verarbeitet werden

Verarbeitet werden folgende personenbezogene Daten:

• Bewerberdaten; Name Geburtsdatum, Lebenslauf, Staatsangehörigkeit/Arbeitserlaubnis, etc. für das Auswahl-, Einstellungsverfahren, Ein- und Austrittsmanagement;
• private Kontaktdaten; Adresse, Telefonnummer, Email (zum Zwecke der Kontaktaufnahme);
• dienstliche Kontaktdaten; z.B. Telefonnummern, Email, Arbeitsort, Stellenbezeichnung, ggf. Foto;
• Identifikations-/Zahlungsdaten; Personalausweisdaten bzw. Arbeitserlaubnis zur Identifikation und Feststellung der Legitimität der Beschäftigung, Geburtsort, Familienstand, Steueridentifikationsnummer, Krankenkassenmitgliedschaft, Lohnsteuerklasse, Freibeträge, Konfessionszugehörigkeit für Kirchensteuer, Kontonummer, etwaige Lohnpfändungen (zum Zwecke der Entgeltabrechnung und Erfüllung sozialversicherungsrechtliche, steuerrechtliche u.a. rechtliche Verpflichtungen);
• Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitszeitkonten, ggf. Schichtpläne, etc.;
• Daten im Rahmen des Personalscreenings in Abhängigkeit von Einsatz bei verschiedenen Mandaten, die dies erfordern z.B. Polizeiliches Führungszeugnis, Zuverlässigkeitsprüfung (ZUP);
• Daten zur Eignung zur Leistungs-/Verhaltenskontrolle; Schulungs- und Weiterbildungsinformationen, Daten zum Zwecke der Messung der Zielerreichung, z.B. für variablen Vergütungsanteil, Daten zu Disziplinarmaßnahmen, Daten zu Verstößen gegen Regelungen des Straßenverkehrs („Knöllchen“), ggf. GPS-Daten der Fahrzeug-Bewegungen;
• sonstige Daten in der Personalverwaltung: Daten im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsvorsorge und des betrieblichen Gesundheitsmanagements inkl. Strahlenschutz, des Arbeitsschutzes, etwaiger Grad einer Schwerbehinderung, Führerscheininhaberschaft;

Kategorien von Empfängern

• Bankdienstleister, ggf. Dienstleister zur Berechnung der Pensionsrückstellungen
• Dienstleister zur Abrechnung der Arbeitsentgelte (Steuerberater), Wirtschaftsprüfer
• Kranken-, Sozial- und Unfall-Versicherungsträger sowie sonstige Versicherungsunternehmen
• Behörden wie z.B. Finanzbehörden, Sozialkassen, Arbeitsagenturen, ggf. Sicherheits-, Gesundheits-, Straßenverkehrs- bzw. diesbezügliche Bußgeldstellen und sonstige Behörden
• Betriebsärztlicher Dienst
• Geschäftspartner und Kunden (dienstliche Kontaktdaten, Qualifikationsdaten und -nachweise, ggf. Daten zum Strahlenschutz)

Hinsichtlich der Rechte der Mitarbeiter wird in der übergeordneten Datenschutzerklärung informiert.